Polityka prywatności
Krótko: zbieramy tyle, ile trzeba, żeby wykonać analizę i wystawić fakturę. Dane trzymamy w Unii Europejskiej. Nie profilujemy i nie sprzedajemy niczego nikomu.
Administrator
Administratorem danych jest operator serwisu wskazany na stronie Dane operatora. W sprawach dotyczących danych osobowych piszcie na prywatnosc@substantly.eu.
Jakie dane i po co
- Konto
- Nazwa firmy lub sklepu, adres e-mail, hasło w postaci skrótu kryptograficznego. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Sklep i potwierdzenie własności
- Domena, metoda potwierdzenia, token weryfikacyjny i data potwierdzenia. Podstawa: wykonanie umowy oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na tym, żeby nikt nie analizował cudzego sklepu (art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO).
- Katalog produktów
- Tytuły, opisy i identyfikatory produktów, które wgrywasz lub przesyłasz przez API. To Twoje treści handlowe; co do zasady nie zawierają danych osobowych, a jeżeli je umieścisz, przetwarzamy je wyłącznie w celu wykonania analizy. Podstawa: wykonanie umowy.
- Wyniki analizy
- Wskazania, wersja zestawu reguł, poziom pewności i wygenerowane raporty. Podstawa: wykonanie umowy.
- Płatności
- Identyfikator płatności, kwota, kraj i dane do faktury. Danych karty nie widzimy ani nie przechowujemy. Podstawa: wykonanie umowy oraz obowiązek prawny w zakresie dokumentacji księgowej (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
- Dzienniki techniczne
- Adres IP, czas i ścieżka żądania, kod odpowiedzi - dla bezpieczeństwa i diagnostyki. Podstawa: prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Czego nie robimy
- Nie prowadzimy analityki internetowej ani reklamowej po stronie przeglądarki
- Nie osadzamy skryptów, czcionek ani obrazów z serwerów osób trzecich
- Nie profilujemy i nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie ze skutkiem prawnym
- Nie sprzedajemy ani nie udostępniamy danych w celach marketingowych
Gdzie są dane
Aplikacja, baza danych i magazyn raportów działają w centrach danych na terenie Unii Europejskiej. Konfiguracja magazynu obiektowego odrzuca region spoza UE - to nie jest ustalenie organizacyjne, tylko warunek sprawdzany w kodzie przy starcie.
Rejestr czynności przetwarzania
Pełny wykaz: po co przetwarzamy dane, jakie to dane, na jakiej podstawie i jak długo je trzymamy.
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Prowadzenie konta i logowanie | Adres e-mail, skrót hasła, rola, język, data potwierdzenia adresu | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Przez czas trwania konta; po zgłoszeniu zamknięcia jeszcze 14 dni |
| Potwierdzenie, że sklep należy do Ciebie | Domena, token weryfikacyjny, metoda i data każdego sprawdzenia | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Przez czas trwania konta |
| Sprawdzanie opisów produktów pod kątem twierdzeń środowiskowych | Tytuły, opisy i atrybuty produktów oraz zapisane wersje tych treści | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Bieżąca treść przez czas trwania konta; zapisane wersje przez 24 miesięcy |
| Pokazywanie ryzyka, gromadzenie dowodów i wykazywanie należytej staranności w czasie | Znalezione fragmenty, poziom ryzyka, pewność, deklaracje i załączone do nich dokumenty | Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) | Deklaracje i dowody przez czas trwania konta; pojedyncze wyniki razem z wersją treści, której dotyczą (24 miesięcy) |
| Przyjmowanie płatności i wystawianie dokumentów księgowych | Kwota, waluta, dane do faktury, numer VAT, identyfikatory Stripe | Wykonanie umowy i obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO) | Przez okres wymagany przepisami podatkowymi, także po zamknięciu konta |
| Diagnostyka i bezpieczeństwo usługi | Identyfikator żądania, ścieżka, kod odpowiedzi, czas, a przy awarii komunikat błędu i ślad stosu. Bez treści sklepu i bez kluczy | Prawnie uzasadniony interes: utrzymanie i bezpieczeństwo usługi (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) | Krótko, na potrzeby diagnostyki |
Komu powierzamy dane
Korzystamy z dostawców, którzy przetwarzają dane na nasze polecenie: z infrastruktury hostingowej w UE, z operatora płatności Stripe (dane rozliczeniowe) oraz z dostawcy modelu językowego, który ocenia kontekst wskazanych fragmentów opisów (Anthropic, w Stanach Zjednoczonych, na podstawie standardowych klauzul umownych). Z każdym z nich mamy zawartą umowę powierzenia przetwarzania. Aktualną listę podmiotów przetwarzających wraz z miejscem przetwarzania udostępniamy na żądanie pod adresem prywatnosc@substantly.eu.
| Podmiot | Po co | Jakie dane | Gdzie przetwarza |
|---|---|---|---|
| Anthropic, PBC | Dostawca modelu językowego, który ocenia, czy dany fragment tekstu jest twierdzeniem środowiskowym. Model działa we własnym API Anthropic w Stanach Zjednoczonych i tylko tą drogą docierają do niego treści klienta | Fragmenty opisów produktów wysyłane do oceny, przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Bez danych osobowych i bez danych o zamówieniach | United States · Standard Contractual Clauses (Anthropic DPA) |
| Stripe Payments Europe, Limited | Obsługa płatności | Dane do faktury, adres e-mail płatnika, kwota. Numeru karty nie widzimy i nie przechowujemy | Dublin, Ireland |
| OVH SAS | Serwery, baza danych i miejsce na pliki | Wszystko, co usługa przechowuje | Roubaix, France (OVH eu-west-rbx) |
| OVH SAS (Zimbra) | Wysyłka wiadomości transakcyjnych | Adres e-mail odbiorcy i treść wiadomości | France (EU) |
| Functional Software, Inc. d/b/a Sentry | Monitoring aplikacji, rejestrowanie błędów i danych diagnostycznych oraz monitoring wydajności w celu wykrywania, analizy i usuwania problemów z działaniem aplikacji | Komunikaty błędów i ślady stosu z naszego kodu, ścieżka żądania bez parametrów oraz nazwa środowiska i wersja wydania. Bez treści produktów, bez adresów e-mail, bez adresu IP i bez ciasteczek | Frankfurt, Germany (Sentry EU data region) · EU–U.S. Data Privacy Framework; Standard Contractual Clauses where it does not apply (Sentry DPA) |
Zaszyfrowane kopie zapasowe bazy danych są przechowywane na naszym własnym serwerze plików, w naszej siedzibie w Polsce - nie u podprocesora. Klucz do ich odszyfrowania nie znajduje się na żadnym naszym serwerze.
Przekazanie poza UE: fragmenty opisów produktów wysyłane do oceny są przekazywane do Stanów Zjednoczonych, do Anthropic, PBC, której model językowy je odczytuje. Podstawą przekazania są standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, stanowiące część naszej umowy powierzenia przetwarzania z Anthropic. Przekazanie nie obejmuje danych osobowych ani danych o zamówieniach. Rejestr czynności przetwarzania dla tego przekazania udostępniamy na życzenie.
Przekazanie poza UE: dane diagnostyczne spoczywają w regionie EU Sentry, we Frankfurcie nad Menem. Stroną naszej umowy powierzenia jest jednak Functional Software, Inc. d/b/a Sentry ze Stanów Zjednoczonych, więc dostęp z USA - na przykład przy obsłudze zgłoszenia serwisowego - jest przekazaniem do państwa trzeciego. Podstawą jest EU-U.S. Data Privacy Framework, a w zakresie, w którym nie ma on zastosowania - standardowe klauzule umowne z art. 46 RODO, stanowiące część naszej umowy powierzenia z Sentry. Przekazanie nie obejmuje treści produktów ani adresów e-mail.
Jak długo
Dane konta, sklepu, katalogu i raportów przechowujemy przez czas trwania konta. Zapisane wersje opisów produktów usuwamy po 24 miesiącach. Po zamknięciu konta zostają tylko dokumenty księgowe, przez okres wymagany przepisami. Logi techniczne trzymamy krótko, na potrzeby diagnostyki i bezpieczeństwa.
Jak chronimy te dane
Zapisane wersje opisów produktów i opisy dowodów są zaszyfrowane w bazie kluczem, którego sama baza nie zna. Panel wymaga zalogowania, klucze API przechowujemy wyłącznie jako skróty, a sekrety nie trafiają do logów. Kopie zapasowe odtwarzamy automatycznie i sprawdzamy ich zawartość, bo kopia, której nikt nigdy nie odtworzył, nie jest kopią.
Twoje prawa
Masz prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Możesz też wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Katalog produktów możesz usunąć samodzielnie w panelu w dowolnym momencie.
Kopię swoich danych pobierzesz sam, w panelu, w zakładce „Dane i prywatność”. Tam też zamkniesz konto: usuwamy je po 14 dniach, więc do tego czasu możesz się rozmyślić.
Zmiany
O istotnych zmianach informujemy pocztą elektroniczną przed ich wejściem w życie.